9. Projektový management

35. Řízení obchodní činnosti: poptávka a nabídka, kontraktační administrativa
– plánování obchodních zdrojů zahrnuje přípravu dokumentů, které jsou potřebné pro řízení obchodních zdrojů
– výstupy z plánování obchodních zdrojů
– poptávkové dokumenty – používají se k zajištění nabídek od perspektivních prodávajících
– používají se termíny „bid“ nebo „quotation“ v případě, když rozhodnutí o výběru zdroje je především orientováno na cenu, zatímco termín „proposal“ se obyčejně používá, když převládají nefinanční úvahy, jako jsou určité funkce nebo technické dovednosti nebo přístupy
– obecné názvy pro různé poptávkové dokumenty
– Invitation for bid (IFB), Request for Proposal (RFP), Request for Quotation (RFQ), Request for tender (RTF) jsou názvy pro vyžádání nabídky neboli pro poptávku
– poptávkové dokumenty by se měly strukturovat, aby usnadnily přesnou a ucelenou odpověď od předpokládaných prodejců
– typická detailní poptávka by měla obsahovat:
1) pozadí projektu – potřeby, rozsah, předběžné studie a výsledky
2) termíny a dodací podmínky projektu – zodpovědět otázky co, jak a kdy pro předměty dodávky
3) specifikace dodávky (SOW) – stanovení hranic dodávky; někdy může být rozumné raději specifikovat požadavky na celý systém než uvést přesnou specifikaci jednotlivých položek
4) požadavky na projekt – hlášení o projektu, forma, počet a frekvence psaných zpráv, ústní komunikace
5) požadavky na kontrakt – předpokládaný typ kontraktu, sledování postupu prací, procedura hodnocení poptávky, pravidla pro vynálezy, obchodní tajemství
6) speciální požadavky – podpora malých podniků, podíl na nákladech, shoda se státní regulací
– poptávkové dokumenty by měly jednoznačně určovat strukturu nabídek ta, aby umožňovaly porovnat nabídky od různých prodávajících, ale na druhé straně by měly být flexibilní, aby prodávajícímu umožnily uvažovat o nejlepším způsobu splnění požadavků kupujícího
– hodnotící kritéria – používají se ke klasifikaci a hodnocení nabídek; hodnotící kritéria se mohou omezit na kupní cenu, jestliže obstarávaná položka je běžně k dispozici z mnoha vhodných zdrojů
– další kritéria, která podpoří objektivní rozhodnutí:
– pochopení potřeb – jak jsou pochopeny v nabídce prodávajícího
– celkové náklady neboli náklady životního cyklu
– technická náročnost
– přístup k řízení
– schopnost financování

– odstavec obchodní zdroje obsahuje obstarání informací o tom, jaké projektové potřeby mohou být splněny od perspektivních prodejců
– vstupy do zajištění obchodních zdrojů
– nabídková konference – jsou schůzky s předpokládanými prodávajícími před přípravou nabídky
– inzerce – existující seznam potenciálních prodávajících může být rozšířen umístěním inzerátu do veřejných publikací
Výběr obchodních zdrojů
– představuje přijetí nabídek, jejich vyhodnocení aplikováním hodnotících kritérií a výběr skutečného prodávajícího
– tento proces je zřídka přímý a jednoduchý:
– cena může být základní rozhodující činitel pro položky, které bývají na skladě
– nabídky jsou často rozděleny do technické a komerční části, každá část posuzována odděleně
– pro kritické výrobky musí být vždy požadovány nabídky z několika zdrojů
– nástroje a techniky pro výběr zdrojů
– kontraktační jednání – obsahuje vyjasnění a oboustrannou dohodu o strukturu a požadavcích před jeho podepsáním, mezi projednávanými předměty se v kontraktu objeví odpovědnosti a oprávnění, přijaté termíny a sankce za nesplnění, přístupy k technickému a obchodnímu řízení, financování kontraktu a cena, jednání o kontraktu je speciální případ dovednosti obecného managementu, který se nazývá „vyjednávání“
– váhový systém – je metoda pro kvantifikaci kvalitativních dat, která se používá k minimalizaci osobního předpojetí při výběru zdrojů
– síto – tento systém představuje stanovení minimálních požadavků pro jedno nebo více hodnotících kritérií
– nezávislé odhady – pro mnoho poptávkových položek může poptávající organizace připravit své vlastní odhady jako kontrolu nabízených cen
– výstupy z výběru zdrojů
– kontrakt – je oboustranně závazné ujednání, které zavazuje prodávajícího dodat specifikovaný produkt a kupující za něj zaplatil; kontrakt je předmět právního vztahu, jehož neplnění je soudně vymahatelné; několik názvů – například kontrakt, smlouva, subkontrakt, kupní smlouva nebo protokol o dohodě
Administrativa obchodních smluv
– kontraktační administrativa je proces, který zajistí, že činnost prodávajícího splní požadavky kontraktu
– administrativa spojená s kontraktem zahrnuje aplikaci příslušného procesu projektového řízení na činnosti dané kontraktem a na integraci těchto procesů do celkového řízení projektu
– procesy projekt. řízení, které v souvislosti s kontraktem budeme využívat jsou:
– exekuce projektového plánu – k ověření práce dodavatelů v dohodnutých termínech
– podávání zpráv – dodavatelů o nákladech, harmonogramu a technickém provedení dodávky
– kontrola kvality – k prověření kvality dodávaného produktu
– změnové řízení – k zjištění, aby změny byly řádně schváleny a aby ti, kdo o nich musí vědět, byli o nich zpraveni
– vstupy do kontraktační administrativy
– pracovní výsledky – pracovní výsledky dodávajícího, které mají vliv na platby – které dodávky jsou splněny a které ne, u jakých položek nejsou splněny normy kvality, jaké náklady jsou splněny nebo překročeny
– změny požadavků – mohou zahrnovat modifikaci termínů kontraktu nebo popisu produktu nebo služby, která má být dodána
– faktury prodávajícího – prodávající musí čas od času předložit faktury jako požadavek na zaplacení vykonané práce; fakturační požadavky jsou obyčejně definovány v kontraktu
– nástroje a techniky pro kontraktační administrativu
– změnový systém kontraktu – změnový řídící systém kontraktu definuje procesy, jimiž může být kontrak modifikován
– podávání zpráv o výkonech – zprávy o výkonech podává projektový management spolu s informacemi o tom, jak efektivně prodávající plní cíle kontraktu
– platební systém – platby prodávajícímu se obvykle uskutečňují účetním platebním systémem provádějící organizace
– výstupy z kontraktační administrativy
– korespondence – podmínky a termíny kontraktu vyžadují písemnou dokumentaci předmětů komunikace prodávající-kupující, jako jsou upozornění na nespokojenost s postupem prací prodávajícího nebo změny
– změny kontraktu – změny se nechávají projít příslušnými plánovacími a poptávkovými procesy
– platební požadavky nebo platby – platby za splněné dodávky, logický výstup administrativy kontraktu

36. Metoda kritického řetězu
– patří do kapitoly nástroje a techniky pro vypracování harmonogramu
– začíná se využívat od začátku 90. let
– tato metoda vychází z kritické cesty, pravděpodobnosti a psychologie odhadu dob trvání jednotlivých činností může velice zkrátit dobu trvání celého projektu