7. Projektový management

27. Řízení projektové komunikace: plánování a distribuce, řízení porad
– obsahuje procesy potřebné k časově i významově správnému generování, sběru, rozšíření, uschování projektových informací a k závaznému zacházení s nimi
– poskytuje spojení mezi lidmi, šíří myšlenky a informace
– každý kdo je do projektu zapojen, musí být připraven k vydávání a přijímání informací v projektovém jazyku
– dovednosti obecného komunikačního managementu se využívají i při řízení projektových komunikací, např:
– modely přijímač-vysílač (zpětné vazby, komunikační omezení)
– výběr média (komunikace ústní či písemná..)
– písemný styl (použití činného či trpného rodu, stavba vět, výběr slov)
– prezentační techniky (výběr jazyku)
– techniky řízení schůzí (příprava agendy, jednání v konfliktních situacích)
– dobrá komunikace je efektivní, když to, co přenáší je vnímáno na obou stranách stejně
– efektivní komunikace je životně důležitá pro úspěch každé činnosti organizace
– faktory ovlivňující komunikace:
– osobní vnímavost
– psychologický profil
– sociální prostředí
– kulturní pozadí
– sociální profil
– kulturní pozadí
– sémantické a syntaktické faktory
– organizační struktury
– komunikační media

Plánování komunikací
– obsahuje rozhodnutí o informačních a komunikačních potřebách účastníků projektu: kdo a kdy potřebuje jakou informaci, jak mu bude předána
– ve většině projektů se převážná část komunikací vykoná jako součást prvních projektových fází
– plánování komunikací je těsně spojeno s organizačním plánováním, protože organ. struktura projektu ovlivňuje požadavky na projektové komunikace

– vstupy do plánování komunikací
– požadavky na komunikace – jsou souhrnem požadavků n informace od účastníků projektu; projektové zdroje by se měly použít jen na zprostředkování informací, které přispívají k úspěchu projektu nebo tam, kde absence komunikace by vedla k chybám; typické informace potřebné k rozhodnutí o požadavcích na projektové komunikace obsahují:
– organizaci projektu a odpovědností vazby účastníků projektu
– disciplíny, oddělení a specialisté pracující na projektu
– logistiku – kolik osob pracuje na projektu a v jakých místech
– externí potřeba informace
– komunikační technologie – technologie a metody používané pro přenos informací tam a zpět mezi prvky projektu; technologické faktory komunikace obsahují:
– bezprostřednost potřeby informace
– vhodnost techniky
– předpokládaná úroveň projektového štábu
– délka trvání projektu
– nástroje a techniky pro plánování komunikací
– analýza účastníků projektu – potřeba informací různých účastníků projektu by se měla analyzovat a vypracovat metodický a logický pohled na jejich potřeby komunikace a na zdroje
– výstupy z plánování komunikací
– plán řízení komunikací – je dokument, který poskytuje:
– strukturu sběru a naplnění dat a upřesňuje, jaké metody se budou používat pro sběr a uchování různých typů informací
– strukturu distribuce – upřesňuje, komu půjdou informace a jaké metody se použijí k distribuci různých typů informací
– popis informace
– rozvrh vydávání zpráv
Distribuce informací
– obsahuje poskytování potřebné informace účastníkům projektu ve vhodném čase
– nástroje a techniky pro distribuci informací
– komunikační dovednosti – používají se k výměně informací, zdroj informací je odpovědný za vytvoření informace jaké, jednoznačné a kompletní, aby příjemce ji přijal správně a bylo jisté, že ji správně pochopil; komunikace má mnoho dimenzí:
– písemná nebo ústní
– interní (v rámci projektu) nebo externí (k zákazníkovi, k médiím, k veřejnosti)
– formální (zprávy, tiskové konference) nebo neformální (poznámky, náhodná konverzace)
– vertikální (v organizaci shora dolů) nebo horizontální (na stejné úrovni)
– informační a vyhledávací systémy – informace mezi členy týmu mohou být sdíleny mnoha různými způsoby, zahrnují formulářový systém, elektronické textové databáze, software pro projektové řízení
– informační distribuční systémy – informace mohou být distribuovány použitím mnoha metod, zahrnující projektové porady, distribuce kopií dokumentu, sdílení přístup k síťovým elektronickým databázím
Projektové porady:
– jsou svolávány kvůli komunikace a rozhodování
– účelem projektových porad je distribuce řídících informací od vedení k pracovníkům a naopak zpětnovazební informace o postupu prací od pracovníků k vedení
– efektivní řízení porad je důležitou dovedností pro každý řídící štáb
– několik poznámek k poradám:
– většina informací podaná na schůzích může být efektivněji rozšířena řádnou zprávou
– omezení pozvaných lidí pouze na nezbytný počet, více lidí na poradě znamená zmenšení produktivity
– fakt, že nejste pozván na poradu může být indikací, že váš čas je ceněn vysoko
– nedopusťte, aby se porady změnily na schůzi o sociálních věcech
– stanovte přibližný jednací čas porady a sdělte jej pozvaným
– návod pro efektivní vedení porad:
– udělejte si před poradou domácí cvičení
– zda je porada opravdu třeba
– zvažte alternativy k poradě (e-mail, zavoláni)
– sepsat body
– kategorizovat body porady
– jak bude výsledek stvrzen
– doba trvání každého bodu
– začněte poradu včas
– podejte přehled projednávaných bodů na začátku porady
– ať je každý zapojen
– buďte prostředníkem a nápomocen diskusi
– vyhnout se skupinovým konfliktům
– skončit schůzi včas
– výstupy z distribuce informací
– projektové záznamy – obsahují korespondenci, poznámky, zprávy a dokumenty popisující projekt
– prezentace projektu

28. Řízení projektové komunikace: prezentace projektu
– prezentace projektových plánů a rozvrhů může být velice usnadněna použitím diagramů a výkresů
– Ganttův diagram je jedním z palety diagramů, které se používají v projektovém řízení
– diagram s milníky – je to Ganttův diagram s vyznačenými milníky zvláštními symboly, pomocí milníků může projektový manažer snadno zhodnotit stav projektu a přijmout korekční opatření
– úsečky se sumárními činnostmi – někdy je žádoucí prezentovat informace o projektu ve stručné formě, to se může provést sloučením určitého počtu logicky navazujících činností do jedné sumární činnosti
– nákladový a výkonový diagram – velmi užitečný diagram, kde jsou vyneseny náklady a výkony
– diagram čerpání rozpočtu – ukazuje, jak je rozpočet čerpán v závislosti na projektových výkonech; elán při zahájení projektů vede podnikatele k použití příliš mnoha prostředků na začátku a později zjistí, že mu prostředky chybí
– diagram rozdělení nákladů – ukazuje, jaký díl celkových nákladů připadá na různé součásti projektu, může být nakreslen jako kruhový nebo sloupcový
– křivka čerpání nákladů (S – křivka) – ukazuje kumulativní podíl nákladů jednotlivých komponent v čase

29. Řízení projektové komunikace: zprávy o výkonu, uzávěrka projektu
– zprávy o výkonu představují sběr a rozdělení informací, které poskytují účastníkům projektu informace o tom, jak se využívají zdroje a plní cíle projektu
– tento proces obsahuje:
– zprávy o stavu – popisují v jakém stádiu se projekt nachází
– zprávy o postupu – co už projektový tým dokončil
– prognózování – předpovědi budoucího stavu
– nástroje a techniky pro zadávání zpráv o výkonech
– přehledy o výkonech – výkonové přehledy jsou většinou zprávy, při nichž se stanoví stav a postup projektu
– analýza odchylek – představuje porovnání skutečných projektových výsledků a plánovaných nebo očekávaných výsledků; nejčastěji se analyzují odchylky v nákladech nebo v termínech
– analýza trendů – znamená prověřit výsledky projektu v čase a určit, zda se výkon zlepšuje nebo zhoršuje
– analýza vytvořené hodnoty – viz otázka 30
– výstupy z podávání zpráv o výkonech
– zprávy o výkonech – organizují a sumarizují shromážděné informace a prezentují výsledky analýz; zprávy by měly poskytovat takové informace, jak to požadují různí účastníci projektu; obecné formy pro zprávy o výkonech zahrnují úsečkové diagramy, S-křivky, histrogramy a tabulky
– požadavky na změny – analýza projektového výkonu často generuje požadavek na změnu některého prvku projektu
Uzávěrka projektu
– projekt nebo projektová fáze po dosažení svých cílů nebo při skončení z jiných důvodů musí být uzavřeny
– administrativní uzavření obsahuje ověření a dokumentování projektových výsledků, aby produkt mohl být formálně převzat investorem, klientem nebo zákazníkem
– s administrativním uzavřením činností by se nemělo čekat až do skončení celého projektu; každá fáze projektu by se měla vhodným způsobem uzavřít a zajistit tak, aby se důležité a užitečné informace neztratily
– vstupy do administrativní uzávěrky
– dokumentace k měření výkonu – všechna dokumentace s měření a analýzou výkonu se musí shromáždit a přehledně uspořádat
– dokumentace o projektovém produktu – dokumentace vytvořená k popisu projektového produktu se musí shromáždit a přehledně uspořádat
– výstupy z administrativní uzávěrky
– projektový archiv – měl by se připravit kompletní soubor indexovaných projektových záznamů k archivaci; zvláštní pozornost by se měla věnovat archivaci finančních dokladů, zvláště když se na projektech používají kontrakty nebo projekt obsahuje mnoho obchodního zboží
– formální akceptování projektu – měly by se připravit a distribuovat doklady, jimiž klient nebo investor přejímají produkt projektu nebo projektovou fázi

30. Analýza výkonu, nákladů, termínů (EVA, vytvořená hodnota)
– analýza vytvořené hodnoty
– ve svých formách je nejvíce používaná metoda pro měření výkonu
– integruje měření rozsahu, nákladů a termínů a pomáhá řídícímu týmu projektu stanovit projektový výkon
– analýza earned value obsahuje stanovení tří klíčových hodnot:
– rozpočet, neboli rozpočtové náklady na plánovanou práci (BCWS), je díl schválených odhadnutých nákladů plánovaných pro určitou činnost v daném časovém úseku
– skutečné náklady na vykonanou práci (ACWB), jsou celkové přímé i nepřímé náklady spotřebované na vykonání práce na aktivitě během časového úseku
– vytvořenou hodnotu neboli rozpočtové náklady na skutečně vykonanou práci (BCWP), je procentní podíl z celkové rozpočtové hodnoty rovný procentu práce skutečně vykonané z celkové plánované
– tyto tři hodnoty se používají v kombinace, aby se ohodnotilo, zda práce byla či nebyl dokončena, jak bylo plánováno
– nejužívanější kritéria jsou odchylka nákladů CV=BCWP-ACWP, odchylka v termínu SV=BCWP-BCWS a index nákladového plnění CPI=BCWP/ACWP
– kumulativní CPI se používá k předpovědi projektových nákladů při dokončení projektu
– index termínového plnění SPI=BCWP/BCWS se používá k předpovědi data dokončení projektu