3. Projektový management

10. Základní pojmy v řízení: Kontrola
– kontrola je činnost, která usměrňuje události tak, aby se shodovaly s plánem; obsahuje zjišťování odchylek od cílů a inicializuje nápravné akce, které zajistí očekávané cíle
– efektivní kontrola lidských a materiálových zdrojů značně přispívá k celkové úspěšnosti projektu
– kontrola je fce, která musí mít neprodlený účinek
– základem pro kontrolu jsou plány vypracované v plánovacím období
– nezkušení manažeři mohou špatně využívat kontrolní funkci jako nástroj k prosazení své moci; podřízení pak mohou chápat manažera jako diktátora a bezohledného člověka
– kontrola v první řadě musí zajistit úspěch projektu a manažer by měl k tomu přizpůsobit i svoje jednání; kontrola obsahuje tyto prvky:
– plán – přehled sestavených plánů pro dosažení určitého cíle
– zjištění stavu – určení průběžné úrovně výsledků
– porovnání – porovnání měřeného aktuálního stavu a plánovaného stavu v dané době kontroly
– ohodnocení – identifikace význačných odchylek od plánovaného stavu
– nové plánování – rozhodnutí o opravných činnostech, které dosavadní stav přivedou k dříve plánované úrovni
– opravné akce – uskutečnění opravných akcí, o který bylo rozhodnuto
– na každém projektu se využije mnoho znalostí a dovedností obecného řízení

11. Fáze projektu a životní cyklus projektu, typický životní cyklus
– aby se zajistilo lepší řízení a kontrola a správné napojení průběžných operací projektu, rozdělují každý projekt do několika projektových fází
– projektové fáze tvoří dohromady životní cyklus projektu
– projektové fáze:
– každá projektová fáze představuje jeden nebo více určitých uzavřených celku
– cílem projektové fáze jsou určité, hmatatelné pracovní výsledky snadno kontrolovatelné, např. studie proveditelnosti, výroba prototypu
– zakončení projektové fáze se obyčejně vyznačuje kontrolou projektových výkonů, aby se určilo, zda projekt bude pokračovat další fází nebo se objevily a efektivně korigovaly odchylky, např. v nákladech
– životní cykly:
– projektový životní cyklus je určen začátkem a koncem projektu
– např. když organizace rozpozná příležitost, obvykle vypracuje studii proveditelnosti, aby se rozhodla, má-li projekt podniknout
– podle definice projekt. životního cyklu může být studie proveditelnosti první fází projektu nebo odděleným, samostatným projektem
– činnosti předcházející fáze musí být obvykle zakončeny dříve, než-li začne fáze následující
– někdy ale může následující fáze začít dříve, než-li skončí předcházející – překrývání fází
– životní cyklus projektu obyčejně definuje:
– jaká činnost se má vykonat v každé fázi
– kdo v které fázi pracuje
– společné rysy:
– náklady a počet pracovníků – na začátku jsou nízké, pak rostou, obyčejně uprostřed fáze mají maximum a prudce klesají, jde-li projekt k závěru
– na začátku projektu je pravděpodobnost úspěšného zakončení projektu nízká a riziko a nejistota vysoké, pravděpodobnost úspěšného zakončení progresivně roste v průběhu projektu
– schopnost účastníků projektu ovlivnit konečné charakteristiky výsledného produktu a konečné náklady je největší na začátku a progresivně se snižuje v průběhu projektu
– nadšení účastníků projektu bývá na začátku veliké a postupně se vytrácí s nutností překonávat množství překážek
– musíme rozlišovat mezi životním cyklem projektu a životním cyklem výrobku
– mnoho životních cyklů projektů má názvy projektových fází podobné názvům jejich produktů
– většina životních cyklů obsahuje čtyři až pět fází, ale mohou být i s devíti i více
– subprojekty v rámci projektů mohou mít své vlastní životní cykly
– vývoj nového výrobku – obsahuje řadu fází a milníků
– určení potřeby nového výrobku
– zkoumání koncepce a její definice – končí odsouhlasením prototypu nebo modelu
– prezentace prototypu a hodnocení – končí odsouhlasením vývoje
– inženýring a výrobní dokumentace – končí odsouhlasením výroby
– zavedení výroby a výroba – překrývá se s následujícím využitím a servisem
– stavební projekt
– proveditelnost – formulace cílů projektu, studie proveditelnosti, strateg. návrh a odsouhlasení
– plánování a návrh – základní návrh, náklady a harmonogram, termíny a podmínky kontraktu
– výstavba – výroba, dodávky, podzemní práce, instalace a testování
– zprovoznění – finální testování a opravy

12. Účastníci projektu
– jsou fyzické osoby nebo organizace, které jsou zapojeny do projektu nebo jejichž zájmy by mohly pozitivně nebo negativně ovlivnit provádění projektu nebo jeho úspěšné dokončení
– projektový řídící tým musí identifikovat všechny účastníky, určit jejich požadavky a očekávání a pak je řídit a ovlivňovat tak, aby byl zajištěn řádný průběh projektu
– základní účastníci projektu
– projektový manažer – osoba zodpovědná za řízení projektu
– zákazník – zadavatel projektu a budoucí uživatel
– provádějící organizace – podnik, jehož zaměstnanci jsou přímo zapojeni do vykonávání projekt. prací
– investor – osoba nebo skupina lidí uvnitř zákaznické nebo provádějící organizace nebo stojící samostatně, kteří zajišťují finanční zdroje v hotovosti nebo v jiné podobě, vhodné pro projekt
– další kategorie členění účastníků
– interní a externí
– vlastníci a akcionáři
– dodavatelé a smluvní organizace
– členové týmu a jejich rodiny
– vládní agentury a mediální produkty
– individuální občané
– dočasné a permanentně lobující organizace a společnost jako taková
– úlohy a odpovědnosti účastníků projektu se mohou překrývat
– rozdíly mezi účastníky projektu se musí vyřešit ku prospěchu zákazníka, což ale neznamená, že potřeby a očekávání ostatních účastníků projektu by měly být opomíjeny
– hledání vhodného řešení těchto konfliktů je jedním z hlavních úkolů projektového řízení

13. Projektové procesy (rozdělení do skupin, vazby mezi procesními skupinami)
– projekty jsou složené z procesů
– proces je série činností přinášejících žádoucí výsledek
– procesy spadají do jedné ze dvou kategorií:
– procesy projektového řízení se týkají popisu a organizace práce na projektu
– produktově orientované procesy se týkají specifikace a tvorby projektového produktu; jsou typicky určeny životním cyklem projektu a odlišují se podle aplikační oblasti
– rozdělení procesů do skupin
– inicializační procesy – identifikují, že projekt nebo jeho fáze má začít a působí při jejich zahájení
– plánovací procesy – jsou činnosti při vypracování reálného pracovního schématu
– výkonné procesy – koordinují lidské a ostatní zdroje tak, by pracovaly dle plánu
– kontrolní procesy – zajišťují, aby se dosáhlo projektových cílů
– závěrečné procesy – formálně i věcně správně uzavírají projekt nebo jeho fázi
– skupiny procesů jsou propojeny prostřednictvím svých výsledků – výsledek nebo výstup jednoho procesu je vstupem pro jiný proces
– během projektu se aktivace procesů, kromě inicializační a závěrečných, opakuje
– skupiny procesů projektového řízení nejsou diskrétní, nejsou to jednorázové události, ale jsou to překrývající se činnosti, které se vyskytují s proměnnou intenzitou v průběhu každé fáze projektu
– uzavření jedné fáze dává popud pro start fáze následující
– opakování inicializačních procesů na začátku každé fáze pomáhá k tomu, aby byl projekt stále soustředěn na své cíle i během dlouhého životního cyklu

– v každé skupině procesů jsou jednotlivé procesy spojeny pomocí svých vstupů a výstupů; každý proces můžeme popsat pomocí následujících pojmů:
– vstupy – dokumenty a dokumentované události, které vstupují do procesu
– nástroje a techniky – mechanizmy, jimiž jsou vstupy transformovány na výstupy
– výstupy – dokumenty nebo dokumentované události, které jsou výsledkem procesu
– inicializační procesy – inicializace působení na organizaci, aby začala další fázi projektu

14. Plánovací procesy
– plánování má obrovský význam pro projekt, vytváří něco, co se ještě nikdy před tím nedělalo
– v této skupině je relativně mnoho procesů, rozsah plánovacích prací by měl být úměrný rozsahu projektu
– plánování není exaktní věda, neboť dva různé týmy mohou vytvořit na stejný projekt velmi odlišné plány
– základní procesy: některé plánovací procesy mají jasné závislosti a jsou prováděny na většině projektů v podstatě ve stejné pořadí
– tyto základní plánovací procesy jsou:
– plánování rozsahu – rozsah projektu jako základ pro budoucí projektová rozhodnutí
– definice rozsahu – rozdělení hlavních projekt. dodávkových komponent do menších
– definice činností – určení činnosti, které musíme vykonat, abychom vyprodukovali projekt. komponenty
– časové návaznosti činností – identifikace a dokumentace závislostí mezi činnostmi
– odhad doby trvání činností – odhad počtu pracovních časových intervalů
– vytvoření časového plánu – harmonogramu – analýza časové posloupnosti a dob trvání činností, požadavků na zdroje
– plánování zdrojů – určení, jaké zdroje a v jakém množství se budou potřebovat k provedení aktivit
– odhad nákladů – určení přibližných nákladů na zdroje potřebné ke komplementaci projekt. aktivit
– vypracování projektového plánu – shromáždění výsledků a sestavení konzistentního a přehledného dokumentu
– okrajové procesy (podpůrné procesy) – i když se vyskytují jen občas, jsou v procesu plánování potřebné a není možné je zařazovat podle subjektivního posouzení; tvoří je:
– plánování jakosti – vyhledání norem jakosti a jak je splnit
– organizační plán – stanovení odpovědnosti a řádu v podávání zpráv o projektu
– sestavení štábu projektu – získat potřebné zdroje a přidělit jim práci na projektu
– plán komunikace – určení komunikačních a informačních potřeb účastníků projektu (kdo potřebuje jakou informaci a jak mu bude dodána)
– identifikace rizika – stanovení, jaká rizika mohou ovlivnit projekt a zdokumentování jejich vlastností
– ocenění rizika – ohodnocení jednotlivých rizik, jejich spolupůsobení z hlediska ovlivnění výstupů
– vypracování reakcí na rizika – určení odstupňovaných kroků pro příležitosti a reakcí na hrozby
– plán obchodních činností – stanovení co a kdy obstarat
– plánování obchodních zdrojů – dokumentace požadavků na poptávkový produkt a identifikace možných zdrojů

15. Výkonné procesy
– výkonné procesy obsahují základní i okrajové procesy, které byly popsány v kapitole Plánovací procesy
– plnění projektového plánu – uskutečňování projekt. plánu vykonáváním jednotlivých činností
– potvrzení rozsahu – formální odsouhlasení projektového rozsahu
– zajištění jakosti – ohodnocení projektových výkonů na jednotném základě, abychom se přesvědčili, že projekt odpovídá normám kvality
– vytvoření týmu – podpora individuálních a týmových dovedností ke zlepšení projektového výkonu
– distribuce informací – zajištění potřebných informací pro účastníky projektu ve správném čase
– obchodní poptávková činnost – získávání vhodných cenových nabídek nebo návrhů na produkty či služby, které se budou kupovat
– výběr obchodních partnerů – zdrojů – výběr mezi potencionálními dodavateli
– kontraktační administrativa – řízení obchodních vazeb na dodavatele

16. Řídící a kontrolní (regulační) procesy
– projektový výkon musí být pravidelně měřen, abychom mohli identifikovat odchylky od plánu
– odchylky jsou vstupem pro regulační procesy v různých okruzích znalostí
– jsou-li zjištěny významné odchylky (např. ty ohrožující cíle podniku) musí být provedeny korekce plánu opakováním příslušných plánovacích procesů
– řídící a kontrolní procesy také často zahrnují preventivní akce, aby se předešlo možným problémům
– skupina regulačních procesů obsahuje základní a podpůrné procesy, popsané v Plánovacích procesech
– obecné řízení změn – koordinace řízení změn během celého projektu
– řízení změn rozsahu projektu
– řízení a kontrola harmonogramu – kontroling změn projektového harmonogramu
– regulace nákladů – kontroling změn projektového rozpočtu
– regulace kvality – sledování určitých projektových výkonů, zda odpovídají kvalitativním normám
– podávání zpráv o výkonech