9) Správa dokumentů
Správa dokumentů
Správa dokumentů – znalostní management
systematický proces organizování a uchovávání znalostí, takže mohou být znalosti získávány zpět, využívány a prezentovány způsobem, který jim zajišťuje hodnotu a umožňuje jejich pochopení
pojmy: data, informace, znalosti
Správa dokumentů
Problémy s dokumenty u velkých projektů
– více než 1 osoba pracuje na jednom dokumentu
– těžko se hledají dokumenty
– těžko se pozná stav dokumentu
– osoby, které mohou dokumenty aktualizovat
– několik konvencí pro pojmenování dokumentů
– nekonzistentní formátování
– uschovat, co je důležité, ostatní skartovat
Strukturovaná data vs. nestrukturovaná data
strukturovaná data nestrukturovaná data
– pole, záznamy, soubory, tabulky – dokumenty, obrázky, grafika, text, video, chat
– kód, modely, písmo – těžko lze najít nástroje, i když dnes již existují
– spoléhat se na nástroje, databáze – nástroje pro správu dokumentů
– těžko lze organizovat bez nástrojů nebo struktur – možno organizovat bez nástrojů
Ukládání dokumentů
– adresářová struktura
– sdílení
– skříň s pořadači
Nástroje pro tvorbu dokumentů
– Word, WordPerfect, Adobe, Excel
– používejte standardní software a standardní verze
Standardy pro jména dokumentů
– „20021126 Jan Novák Hlášení….“ sled: podle data
– „Jan Novák 20021126 Hlášení….“ sled: podle jména
Stav dokumentu
– „koncept“
– „čeká na schválení“
– „schváleno“
Standardní formát
– záhlaví, zápatí, font, titulní list
– Archiv dokumentů
– logická/fyzická organizace
– přístupová práva
– používaná verze
– klíčová slova, indexace
Pracovník archivu dokumentů
– je odpovědný za procesy archivace
– je odpovědný za správné vedení archivu
– koordinuje činnosti
– zřizuje, udržuje a uplatňuje normy a monitoruje jejich vhodnost
– identifikuje/řeší problémy
– monitoruje a kontroluje přístup a aktualizuje jej
– určuje, kdy je třeba archivovat dokumenty, provádí archivaci a skartaci
Archivace a skartace
– dlouhodobá hodnota
– časová hodnota
– procedury aktualizování archivu
– zálohování
– periodické kontroly
Periodické kontroly
– co bylo zálohováno a skartováno
– dokumentace je ukládána na správném místě
– dokumenty jsou správně indexovány a kategorizovány tak, aby měly přístup určené osoby
– dokumenty se pravidelně zařazují alespoň na konci každé velké fázi projektu
Životní cyklus dokumentu
Počáteční tvorba dokumentu
– kratší doba trvání
– vyšší pracovní úsilí
– převažuje pracnost
Zpětná vazba a modifikace (iterace)
– interní kontrola
– kontrola účastníky projektu
– kontrola managementu
– delší doba trvání
– menší pracovní úsilí
– převažuje doba trvání
Schválení
– písemné
– „už nejsou připomínky“
– technologie/nástroje ovlivňují procesy
– dokumenty projektového produktu vs. dokumenty projektového managementu
– dokumenty o skončení projektu
– firemní archivy
– pracovní oblast
Postup prací
– začíná se v pracovní oblasti autora
– přesune se do knihovny konceptů
– kopie se přesune zpět do pracovní oblasti, po aktualizaci do knihovny konceptů (verze 1.1, 1.2…)
– po schválení přesun do archivu
– možnost vytáhnout do pracovní oblasti pro další aktualizaci (verze 2.0, 3.0…)
– výstupní formulář dokumentu
– logický návrh (dokumentu) archivu
– dokumenty projektového produktu Konečný/koncept/dokument se upravuje¨
– dokumenty projektového řízení: – definování projektu
– komunikace
– prezentace
– finanční informace
– plány projektu
– stav projektu: – hlášení
– zprávy z porad
– odkazy seminářevzorové dokumentyother reference
– pracovní oblast zdroj 1zdroj 2 (…)
