6) Řízení komunikace

Řízení komunikace

„Schopnost komunikovat je na prvním místě v seznamu kritérií úspěchu.“

Peter Drucker

– správná komunikace je kritickým faktorem úspěchu
– dejte správnou informaci správným posluchačům
– komunikace mezi projektem a účastníky projektu
– informace o stavu na všech projektech
– zprávy o stavu
– kontrolní porady

Podávání zpráv o stavu

Účel
– informují o postupu projektu vzhledem k plánu projektu
– informují o postupu projektu vzhledem k průběžným cílům
– informují management projektu o: – rozporech
– změnách
– riziku
– řídí očekávání

Postup projektu

Požadavky na změny Syntéza

Zpráva o stavu
Deník rozporů

Další relevantní informace

Řízení komunikace
– při komunikaci vždy myslete na posluchače
– pečlivě zvažujte, o co žádáte
– žádáte-li o informaci, musíte vědět, jak ji použijete
– je-li potřeba, zpracujte mimořádnou zprávu
– využívejte standardní zprávy
– s čím vyšší organizační úrovní komunikujete, tím méně informací se vyžaduje
– musíte mít jasno, kdy je komunikace potřebná

SEMAFOR:
– červená = potřeba zabývat se zprávou
– žlutá = něco se děje, výstraha, připravit se
– zelená = není potřeba zásahu příjemce zprávy
– ujistěte se, že frekvence vašich zpráv je reálná
– krátký projekt – častěji
– dlouhý projekt – méně často

– sdělujte informace tvůrčím způsobem
– hlasovou poštou
– e-mailem
– na papíře
– na webu…

– členové projektového týmu informují projektového manažera, který udělá zprávu o projektu
– kontrolních porad se účastní celý projektový tým (zákazník, investor…)
– u dlouhých projektů mohou kontrolní porady probíhat odděleně, zprávy o stavu projektu se vydávají zpravidla 1x za měsíc
– pro úplné informování zákazníka/vedoucího se nespoléhejte jen na zprávy o stavu, zvláště když sdělujete špatné zprávy

Hlavní výstupy
– individuální zprávy o stavu
– členové týmu projektovému vedoucímu

– týdenní/měsíční zprávy o stavu projektu
– projektový manažer účastníkům projektu
– může existovat několik zpráv v různé formě pro různé příjemce

– kontrolní porady

Vedení porady
– agenda
– zapisovatel = partner při velkých poradách
– účastníci přípravy porady
– zvěte pouze ty lidi, kteří jsou nutní
– začněte včas (ale umožněte schůzky před poradou)
– porada by neměla být delší než 1 hod
– vysvětlete účel a očekávaný výsledek
– držte se agendy a sledujte čas
– je třeba zapsat, co se má udělat
– rekapitulujte, co se má udělat, kdo je odpovědný a termín splnění
– rekapitulujte všechna rozhodnutí

Otázka: Jak zajistíte, že se dostane správná informace o projektu správnému příjemci co nejefektivnějších způsobem?

Plánujte!!!

Plán komunikace
– určete účastníky projektu
– určete potřebu komunikace pro každého účastníka
– určete postupné cíle, jak splnit komunikační plán
– určete prioritu komunikačních možností
– zaveďte všechny komunikace, které jsou povinné
– zaveďte nejvýhodnější komunikační možnosti
– přidejte výsledné komunikační činnosti do plánu projektu
– je nutné dbát na to, aby komunikace byla efektivní, jednoduchá
– pokud se účastníci komunikace nacházejí na různých místech, je třeba zvážit použití telekonference

Povinná komunikace
– podávání zpráv
– požadovaná data
– stav projektu
– „push“ je posílána příjemci
– kontrolní porady
– hlášení o stavu projektu

Informační komunikace
– vzdělávání
– „jak na to“
– „pull“ (příjemce si informace musí vytáhnout)

Marketingová komunikace
– propagace projektu
– „push“ (informace tlačeny k příjemci – ovlivňování veřejného mínění)

Příklady povinné komunikace
– zprávy o stavu projektu
– pravidelná aktualizace stavu
– kontrolní porady
– porady řídícího výboru
– pravidelné konference a videokonference se vzdálenými účastníky
– vládou požadované zprávy a ostatní informace
– finanční hlášení (stav rozpočtu, počet pracovníků…)

Příklady informační komunikace
– informační porady
– projektové informace a dokumentace v adresářích nebo v knihovně s volným přístupem
– informace o projektu na webových stránkách

Příklady MTG komunikace
– projektové novinky s pozitivním marketingovým vlivem
– soutěže s jednoduchými cenami
– slogany o projektu posilující pozitivní image
– oslavy, které zviditelňují dosažení hlavních milníků
– upomínkové předměty – odznaky, tužky, šálky, trička atd.

– urči prioritu komunikačních výstupů

velký dopad Věnuj se nejdříve této oblasti
komunikace

malý dopad velká pracnost malá pracnost

– jak efektivně řídit očekávání? Komunikovat, komunikovat, komunikovat!!!
– abychom mohli řídit očekávání zákazníka, musíme být první
– projektový manažer musí být iniciativní,
– první je ten, kdo začne komunikovat

Řízení očekávání

– v mnoha případech se konflikt vyskytuje nikoliv kvůli aktuálnímu problému, ale kvůli tomu, že zákazník nebo manažer je překvapen
– získání souhlasu (souhlas zákazníka s definicí projektu)
– dodávky a očekávání (musí být dodáno to, co je očekáváno, je třeba o tom jednat)
– komunikuj aktivně (všechny komunikace jsou povinné, aby se předešlo překvapení)
– periodické hodnocení výkonnosti (přidaná hodnota bude odpovídat vynaloženým nákladům)
– je-li to nutné, opravte očekávání
– plnění dohody (nebudou-li dohody plněny, vyvolat jednání o změně)

Značka projektu

– propracovanější forma MTG komunikace
– promyslete, co působí na pozitivní image a důvěru v projekt
– snažte se vyvolat image a výborný pocit u osoby, která slyší o projektu
– značka projektu souvisí i se značkou jiných spotřebních produktů
– značka má určitý vliv na osobu
– aktivně budujete image projektu
– příklady budování image projektu: používejte pozitivní jméno projektu (akronym), vybudujte image projektu, používejte logo, upomínkové předměty, materiály s logem, trička, šálky, tužky…